A pénzügyi tranzakciókat az SAP párhuzamosan, több pénznemben is tárolja. Erre különböző pénznem-típusok állnak rendelkezésre. Megérteni ezeket a kategóriákat alapvetően fontos mind az átlagfelhasználók, mind az SAP tanácsadók számára.
Vegyük a következő példát: A Future Consulting Ltd. az angol leányvállalata (pénznem GBP) egy nagyobb tanácsadó konszernnek. A pénzügyi beszámolókat euróban (pénznem EUR) konszolidálja az anyavállalat.
Tételezzük fel, hogy ennek az angol leányvállalatnak egy norvég beszállító koronában (NOK) állít ki a számlát. Milyen pénznemben kell az ügyletet nyilvántartani?
A válasz, hogy célszerű lenne mindháromban: NOK, GBP és EUR. Az SAP kellő rugalmasságot ad, hogy több pénznemet különböző céllal használjunk a könyveinkben.
Célszerű először az alábbi fogalmakat tisztázni:
Document currency (DC): a dokumentumon (vagyis a számlán) szereplő pénznem. A fenti példa esetében NOK, mivel a szállító norvég koronában állította ki a számlát.
Local currency (LC): A helyi pénznem, azaz annak az országnak a pénzneme, ahol be van jegyezve a cég, mint jogi személyiség. Szokás company code currencyként is utalni rá.
Group Currency (GC): A group szintű konszolidáció pénzneme.
A rendszer párhuzamosan tárol több pénznemet
Dokumentum pénznem (Document Currency, DC)
A kiállított pénzügyi bizonylaton szereplő pénzem. Bármely pénzügyi dokumentum könyvelésekor két fontos információra van szüksége a rendszernek:
1. Mi a dokumentum pénzneme?
2. Mikor van a váltási nap (translation date)?
A rendszer a pénzügyi könyvelés élesítésekor a translation date napi árfolyamán számolja át a document currency-t local currency-re. Természetesen ez a váltási-árfolyam manuálisan felülírható, de standard esetben a rendszer automatikusan így kalkulál. Ez célszerű lehet például, ha nem norvég koronában, hanem USD-ben vagy GBP-ban kerül a számla kifizetésre és a szállítóval már előre megegyeztünk a váltási rátát illetően.
Document curreny beállítása főkönyvi elhatárolás fejlécében
Helyi pénznem (Local Currency, LC)
A helyi pénznem a company code pénzneme, ami a cégjegyzékben bejegyzett jogi személyiséget jelöli. Future Consulting Ltd. egy Angliában bejegyzett cég, így a local currency az angol font.
A local currency-t használja a rendszer a helyi számviteli törvényeknek megfelelő pénzügyi beszámolók elkészítésénél.
Konszolidált pénznem (Group Currency, GC)
A group szintű konszolidáció pénzneme, ami a csoport minden tagjánál azonos.
A pénznemek összekapcsolása
A konfigurációban kapcsolódnak össze a cég számára releváns pénznemek. A document currency-n felül három pénznem definiálható, ami kellő szabadságot ad a riportok elkészítéséhez, lehetővé teszi például a profit center szintű értékelést, ha szükséges.
Az alábbi, általános beállításban először a local currency-t határozzuk meg(GBP), majd a group currency-t (EUR), mint második pénznemet. Így érhető el, hogy a rendszer egyidejűleg tárolja a fenti könyvelést norvég koronában (DC), angol fontban (LC) és euróban (GC) is.
Párhuzamos pénznemek a konfigurációban