A Purchase to Pay (P2P) kifejezés a teljes beszerzési folyamatra vonatkozik, ami az igény felmerülésétől kezdve a szállító kifizetéséig tart. Az Order to Cash (O2C)-hez hasonlóan a P2P is komplex lépések sorozata; a folyamat nem csak logisztikai, de pénzügyi és számviteli vetülettel is rendelkezik.
Az írás célja az általános üzleti folyamatok bemutatása, illetve a kapcsolódó angol kifejezések és rövidítések tisztázása.
A Purchase to Pay (P2P) kifejezés a teljes beszerzési folyamatra vonatkozik, ami az igény felmerülésétől kezdve a szállító kifizetéséig tart. Az Order to Cash (O2C)-hez hasonlóan a P2P is komplex lépések sorozata; a folyamat nem csak logisztikai, de pénzügyi és számviteli vetülettel is rendelkezik.
Purchase requisition(beszerzési igény)
A purchase requistion egy kérés vagy instrukció a beszerzési osztály felé, aminek tárgya bizonyos termék vagy szolgáltatás.
A PR egy belső dokumentum , lehet akár egy email is vagy formalizált nyomtatvány. PR-nak minösül például, ha a munkavállaló új számítógépet vagy céges telefont igényel. Érdemes megjegyezni, hogy az SAP is PR-okat hoz létre a termeléstervezés futtatása közben, amikor is a rendszer kikalkulálja a szükséges alapanyagokat, félkész terméket a következő időszakra.
Purchase requisition check/approval (beszerzési igény jóváhagyása)
Mielőtt a beszerzési osztály elkezdi a tényleges (külső) beszerzési folyamatot, a PR jóváhagyásra kerül a kompetens manager/munkatárs által.
Request for quotation (ajánlatkérés)
Az RFQ egy általános rövidítés az ajánlatkérésre, aminek a célja a legjobb szállító és ajánlat kiválasztása. Már meglévő beszállítók/megállapodások esetén ez a lépés nem kötelező. Az ajánlatkérés folyamata iparágtól, gazdasági környezettől függően egészen változó lehet.
Vendor selection (szállító kiválasztása)
Akár az RFQ, akár külön tárgyalások és egyeztetés eredményeként kerülhet sor a szállító kiválasztására. Ha a partner korábban nem szerepelt a beszállítók között, akkor szükséges a szállítói törzsadatok rögzítése az ERP rendszerben.
Purchase Order (beszerzési megrendelés)
A beszerzési megrendelés (PO) elküldése – a megrendelés egy kereskedelmi dokumentum, amit a vevő állít ki a szállító számára. A megrendelésnek tartalmaznia kell a következő információkat:
– Vevő / szállító megnevezése
– Termék
– Mennyiség
– Ár
– Szállítási cím
– Fizetési feltételek
A purchase order kulcsfontosságú dokumentum a vállalatirányítási rendszerekben. SAP-ban például a standard elemeken túl már a PO tárolja az összes szükséges számviteli információt a tétel könyveléséről, annak ellenére, hogy a megrendelés küldése a szállítónak nem minősül gazdasági eseménynek (nem történik könyvelés a pénzügyi számvitelben).
A purchase order még nem minősül megállapodásnak vagy szerződésnek a felek között, ehhez szükség van a rendelés elfogadásához a szállítói oldalról.
Order confirmation (rendelés visszaigazolással)
A következő lépés a rendelés visszaigazolás a szállító részéről. A rendelés visszaigazolás nem feltétlenül kerül rögzítésre az ERP rendszerben, ez az adott piaci szereplő igényeitől függ. Fontos információ a vevő számára, hogy a visszaigazolás tartalmazza a vállalt teljesítési dátumot, a szállítási mennyiséget és az árat.
Példa rendelés visszaigazolásra. Online rendelés esetén bárki találkozhat email-ben küldött visszaigazoló üzenettel.
Advance Shipment Notification (előzetes szállítási értesítés)
ASN jellemzően egy elektronikus dokumentum – email vagy EDI – az érkező szállítmányról, ami segíti a vevőt fogadni a beérkező árut. Az ASN egy részletes szállítási listához hasonló.
Az ASN bár hasonló információkat tartalmaz, mint a fuvarlevél, céljukat illetően azonban eltérő a két dokumentum. Míg a fuvarlevél a szállítást igazoló bizonylat, addig az ASN feladata, hogy információkat biztosítson a fogadó fél számára még az áru beérkezése előtt. Ezáltal áttekinthetőbbé, rugalmasabbá és költséghatékonyabbá teszi az áru érkeztetését.
Goods receipt (áru érkeztetés)
Az áru érkeztetése. Ez nem feltétlen jelenti, hogy ténylegesen meg is érkezett az áru a raktárba, gondoljunk például nemzetközi szállítási standardokra (INCOTERMS), ahol az áru tulajdonjoga az országon való átlépéssel vagy a kikötőben történő átadással kerül át.
Számviteli szempontból ekkor történik a gazdasági esemény, ekkor kerül az áru számviteli könyvekbe illetve a készletnyilvántartásba.
Tartozik alapanyag (211)
Követel GR\IR átvezetési számla (48)
Az Goods receipt \ Invoice receipt (GRIR) főkönyv koncepciójáról itt olvashattok többet.
Invoice receipt (szállítói számla rögzítése)
A szállítói számla rögzítése a pénzügyi osztály feladatköre. Ez a folyamat hatalmas hatékonyság-javuláson ment keresztül az elmúlt évtizedekben köszönhetően az elektronikus számlázásnak illetve a különböző számlakép felismerő szoftverek terjedésének.
Ideális esetben a számlán szereplő összeg és mennyiség meg kell, hogy egyezzen a rendelés és a beérkezett áru mennyiségével és értékével (3-way match).
Tartozik GR\IR átvezetési számla (48)
Követel szállító (454)
Payment (fizetés)
A vevő kifizeti a szállítói számlát az esedékességnek megfelelően. A legtöbb ERP rendszer képes fizetési jegyzéket (payment advice note) kiállítani és automatikusan küldeni a szállító felé, így az pontosan tudja, hogy milyen tételek kerülnek kiegyenlítésre.
Banki utalás indítása esetén a következő számviteli sémát könyveljük:
Tartozik szállító (454)
Követel Átvezetési számla (389)
Bank statement (bankszámlakivonat könyvelése)
A bankszámlakivonat könyvelésével a vevő rögzíti a kifizetést, az átvezetési főkönyvről a banki főkönyvre kerül a kifizetett összeg.
Tartozik átvezetési számla (389)
Követel bank (384)
SAP Ariba (Supply Chain Collaboration)
Egy bemutató videó, hogy hogyan megy végbe a P2P folyamat az Ariba rendszeren keresztül, ami az SAP egy beszerzést támogató megoldása.