 október 13. |
 Kulcsár Péter |
Kezdjük egyből egy kitétellel, a Purchase Order alapú beszerzés konfigurálása egészen egyedi lehet, ez elsősorban a logisztika és nem a pénzügy területe. Most a folyamat alapkoncepciójával foglalkozunk, ami iparágtól függetlenül egységes szokott lenni.
Mit jelent az, hogy PO és Non-PO beszerzés? A Purchase Order (megrendelés) egy hivatalos kereskedelmi dokumentum, amit a vevő állít ki a szállítónak, ez tartalmazza a rendelési igényt, a mennyiséget és a megállapodott árat. A PO-knak az SAP-ban is integrált szerepük van a logisztikai modulokban, mint például a beszerzés vagy a termelés.
Tehát, ahol készletnyilvántartás szükséges, szinte biztosan PO alapú beszerzésről beszélhetünk, viszont más a helyzet például a szolgáltatások igénybevételénél. Itt válik el a két beszerzési megközelítés egymástól.
Non-PO beszerzés
Illusztrálásként mondjuk azt, hogy én egy marketing manager vagyok egy nemzetközi cégnél, és egy reklámkampányt szeretnék rendelni. Ezt megtehetem úgy is, hogy megállapodok egy reklámügynökséggel, szerződést kötünk, az ügynökség elvégzi a munkát, majd szépen küldi a számlát, amit a pénzügy lekönyvel és kifizet.
Ez egy Non-PO folyamat. Kvázi az SAP-n kívül, offline állapodtam meg a szállítóval.
A Non-PO beszerzés sokkal nagyobb rugalmasságot ad nekem, kvázi azzal kötök szerződést és olyan összegben, akivel és amennyiért akarok, nincs a rendszerbe épített kontroll pont, hisz az SAP-ba csak utólag könyveljük be a számlát.
PO alapú beszerzés
A PO alapú folyamat a következőképpen nézne ki: én, mint marketing manager létrehozok a rendszerben egy „kérést” (ez lehet akár egy e-mail is) a beszerzési osztály felé, hogy szeretnék egy reklámkampányt az adott összegben, a következő beszállítótól.
A beszerzési osztály megvizsgálja, hogy a javasolt szállító megfelel-e az előírásoknak, a beszerzéshez kell-e további jóváhagyás, szükséges-e ajánlatot bekérni a szállítótól stb. Nyilván ez a folyamat minden vállalatnál másképp néz ki, mindenesetre végeredményként a beszerzés (procurement) létrehozza a PO-t az SAP-ban.
Pénzügyi szempontból nagyon fontos, hogy a PO tartalmazza már az FI könyveléshez szükséges összes információt. Míg a Non-PO folyamatnál a pénzügyi osztály adta a beérkező számla kódolását – főkönyvi számla, költséghely, adókód –, addig itt erre már nem lesz szükség.
Hogyan rendelte a rendszer a PO-hoz a főkönyvi számlát és a költséghelyet?
Itt nyilván megint sokféle megoldás lehetséges. Egy egyszerű konfiguráció lehet az, hogy a PO-ban szereplő termék vagy termékkategória hozzá van rendelve egy GL accounthoz. Ergo a rendszer tudja, hogy ha marketingkampányra költünk, akkor az adott főkönyvi számlára könyveljen. A költségobjektumnál ugyanez a helyzet, én mint marketing manager megadom, hogy melyik budgetből szeretnék a beszerzésre használni, ami hozzá van rendelve egy költséghelyhez vagy más költségobjektumhoz.
PO alapú beszerzés könyvelése
A PO-s számláknál beszélnünk kell a GRIR-ról is. A Goods Received/Invoice Received számla egy elhatárolás account. A gazdasági teljesítés és a számlázás időben gyakran eltér egymástól, a GRIR számla lehetővé teszi, hogy ne kelljen manuálisan elhatárolni.
Az elv nagyon egyszerű, előző példánál maradva, ha a megrendelt reklámkampány 2 hónapig tart, akkor az első hónapban a MIGO nevű tcode-dal jóváhagyjuk, hogy a teljesítés fele (mennyiség vagy összeg megadásával) megtörtént. Ekkor ezt a rendszer lekönyveli a PO-ban megadott kódolás segítségével. Tartózik költség, követel GRIR account. A lényeg, hogy nem kell se főkönyvi számlát megadni, se költséghelyet, a rendszer mindent a PO-ból vesz.
Ha megkaptuk a szállítótól a számlát, akkor pedig a MIRO tcode-dal könyveljük le. Tartózik GRIR account, követel szállító. Ideális esetben a GRIR számla két egyenlege és a PO összege megegyezik. Ezt nevezzük 3-way match-nek.
A szállítói számla megérkezte után a megállapodott határidővel kifizetjük a szállítót és lekönyveljük a bankszámlakivonatot. Jó esetben ehhez a két lépéshez már emberi beavatkozás nem szükséges: az autopayment run felkapja a szállítói számlát, és a bankszámlakivonat egy interfészen keresztül könyvelődik le.
Nyilván itt még rengeteg kérdésről lehet beszélni a témával kapcsolatban: mi van, ha vissza kell küldeni az árut; vagy, ha más a számla összege, mint a Purchase Orderben; hogyan korrigálunk a rendszerben stb.
Itt nem, de a témáról részletesebben a tanfolyamon beszélünk még.