 október 12. |
 Kulcsár Péter |
A mostani részben egy passzív időbeli elhatárolást fogunk lekönyvelni az SAP-ban. Azt feltételezzük, hogy október eleje van, épp a szeptemberi könyveket zárjuk és azt látjuk, hogy a szeptemberre vonatkozó közműszámla az E-ON-tól nem érkezett be. A teljesítés nyilvánvalóan megtörtént, hisz a villany még mindig ég az irodában.
Az előző három hónap átlagos költsége havi bruttó 12.000 font volt, így ezt az összeget fogjuk elhatárolni illetve a rezsiköltségeket szeretnénk a cégünk 3 üzletága között megosztani.
- Oktatás – 60%
- Consulting – 25%
- Kereskedés – 15%
| A közüzemi példa nem véletlen, az SAP világában a legtöbb beszerzés/szállítói számla Purchase Order-en keresztül könyvelődik le, nagy általánosságban azt lehet mondani, hogy egy hagyományos áru vagy szolgáltatás beszerzéséhez PO szükséges, míg vannak kivételek, tipikusan ilyen lehet az államhoz, adóhatósághoz kapcsolódó kimenő számlák vagy például bizonyos intercompany charge-ok. A Purchase Order alapú beszerzéssel a következő részben foglalkozunk. |
Mivel mind a költség account-okra, mind a mérlegnél főkönyvi szinten könyvelünk ezért az FB50 – G/L Account Posting tranzakciót fogjuk használni.
Remélem a példa következő lesz írott formában is, mindenesetre hamarosan oktatóvideót is elérhetővé teszünk.
Első lépésként kiválasztjuk a Company code-t, a felugró ablakban. Példánkban ez a ZZSP, azaz a SAP Pénzügy Ltd.
Második lépés, hogy kitöltjük a header részben az adatokat. Szinte minden – nem csak pénzügyi – dokumentumról elmondható, hogy két fő részből áll: header (fejléc) és line item (sorok).
A header rész főbb mezői:
- Document Date: Ez a bizonylat dátuma, azaz esetünkben a mai nap.
- Posting Date: a dátum, amire a könyvelést be szeretnénk vinni a rendszerbe. Vagyis mi még szeptemberre szeretnénk bekönyvelni az elhatárolást.
- Currency: a bizonylat pénzneme. Alapesetben ez megegyezik a Company code currencyvel, ami most a brit font.
- Referencia: Ez egy kötelező mező, de szabadon bármi megadható. Cég és cég válogatja, hogy mit szeretnének referenciaként látni.
- Doc. Header Text: A fejléc szövege. Szintén szabadon, bármit meg lehet adni.
Következő lépésként kikeressük a releváns főkönyvi számlákat.
Tartozik Költség, azaz tudjuk, hogy az SAP Ltd. számlarendjében ez egy 6-tal kezdődő GL (General ledger) lesz. Használom a kereső-segédet.
Azt feltételezem, hogy szerepel a „ele”ctricity kifejezés a főkönyvi számla nevében és tudom, hogy egy 6-os account-ot keresek.
Az eredmény a következő, duplán kattintok az „Electricity cost”-on és a rendszer bemásolja az account-ot.
Debit, azaz tartozik a tétel. Majd megadjuk az összeget (nettó költség 60%-a megy az oktatási költséghelyre), jobbra görgetve megadjuk az oktatás költséghelyét (itt is célszerű “search-help”-et használni).
Enter-t ütve a rendszer automatikusan leellenőrzi, hogy minden kötelező mező meg van-e adva.
Ekkor nálam a rendszer kidobta, hogy hiányzik a Tax code.
Ismét célszerű használni a “search-help”-et, V0-t kell használnunk, mivel költség elhatárolásnál nem könyvelünk fizetendő áfát.
Beadom a maradék a másik két költségsoromat is.
Az elhatárolás számla kiválasztásához ismét kereső-segéd, 4-gyel kezdő számlát keresünk a mérlegben.
Kiválasztom a Trade Pyble W1Y (Accrual) – account-ot.
A mérlegben nem kötelező cost center-t megadni, viszont profit center-t igen (legalábbis a példavállalat konfigurációja szerint) tehát ezt a három soros megbontást újra fel kell vinnem.
A mentés gombbal lehet könyvelni a tételt.
A képernyő bal alsó sarkában fog megjelenni a bizonylati szám.
FB03-al szépen megjeleníthető az eredmény.
Látható, hogy a rendszer nem csak document currency-ben (GBP) és company code currency-ben (GBP), hanem group currency-ben (EUR) is elmentette az elhatárolás összegét.
A mostani alkalomra ennyit, következő részben a Purchase Order alapú beszerzésről lesz szó.