 október 4. |
 Kulcsár Péter |
Az első részben az SAP felépítésével és általános áttekintésével kezdünk. A további részekben már a Finance és Controlling modulokra koncentrálunk, szó lesz különböző vevői és szállítói számlák könyveléséről, illetve a BW rendszerekről.
Az SAP egy ERP (Enterprise Resource Planning) rendszer, azaz integrált megoldást nyújt egy vállalat különböző funkcióinak a lefedésére: ugyanazt az SAP programot használja az ügyfélszolgálat, a beszerzés, a termelés tervezés és a pénzügy is. Az SAP ezeket a funkciókat vagy tevékenységi köröket modulokba rendezte, ilyen például az FI modul, ami a pénzügyi számvitelnek felel meg, vagy a CO, amit a vezetői számvitelnek vagy pénzügyi kontrollingnak nevezhetünk magyarul.
Az ERP rendszerek egyik nagy előnye, hogy valós időben történik a kommunikáció a különböző egységek között, nincs átfutási idő, illetve hogy ugyanazt a törzsadatot használják az egész vállalaton belül, nem kell több rendszerben párhuzamosan fenntartani például ugyannak a vevőnek vagy terméknek a törzsadatát.
3 szintes architektúra
Ha technikai szemmel nézzük, akkor az SAP – ugyanúgy, mint ma már bármely másik vállalatirányítási rendszer – három szinten keresztül épül fel.
A rendszer legalsó szintjén egy adatbázis található. Ha valaki nem technikai beállítottságú, akkor talán érdemes úgy elképzelni, mint egy bonyolult Access adatbázist: táblák sokasága, amelyek valamilyen módon kapcsolódnak egymáshoz. Szerencsére ezekkel a táblákkal egy átlag felhasználó sosem fog találkozni, ugyanakkor fontos érteni, hogy amikor például az SAP-ban lekönyvelünk egy elhatárolást, akkor a rendszer semmi mást nem csinál, mint hozzáfűz egy-egy új rekordot az adott táblá(k)hoz. Amikor dolgozunk a rendszerben, akkor mindig valamilyen adatbázis-művelet történik a háttérben.
A rendszer második szintje maga a szerveralkalmazás, itt vannak megírva a programok, amelyeket elér a felhasználó a rendszeren belül és amelyek kezelik az adatbázist. Ezeket a programokat tranzakcióknak szokás nevezni és mindegyik tranzakció egyedi azonosítóval (transaction type vagy tcode) rendelkezik, amivel gyorsan el lehet érni.
A legfelső szint nem más, mint a kliens, amivel rákapcsolódunk az SAP rendszerre. A felhasználók nagyon nagy része az SAP GUI-val (Graphical User Interface) találkozik, a tanfolyamon is ezt a programot használjuk. A SAP GUI egy letölthető, Windows-ra vagy más operációs rendszerre telepíthető program.
Az SAP GUI egyáltalán nem „szép”, de jól használható felület, ahol néhány trükkel nagyon megkönnyíthethetjük az életünket. – A tanfolyamon mindenképp beszélünk majd ezekről az apró praktikákról 🙂
Talán a legtöbbet használt pénzügyes tranzakció kód az FB03, amivel a rendszerbe bevitt pénzügyi dokumentumokat/bizonylatokat lehet megtekinteni.
Néhány egyszerű beállítással tudunk szűrni dokumentumtípusra, időszakra vagy akár felhasználóra is, így például könnyen visszakereshetem a múlt hónapban bekönyvelt főkönyvi könyveléseimet.
A bal felső sarokban lévő végrehajtás gombbal tudjuk a tranzakciót elindítani.
Duplán kattintva a lista elemén megnyithatjuk a lekönyvelt dokumentumot.
A következő részben áttekintünk néhány fontos fogalmat, illetve elhatárolást könyvelünk, aminek segítségével végignézzük a pénzügyi dokumentum legfontosabb részeit.